Hoe zet ik zelf een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem op?

Elke organisatie die een kwaliteitssysteem met een certificering heeft, weet hoe complex en tijdrovend het is om een kwaliteitssysteem te onderhouden én levend te houden. Digitale kwaliteitsomgevingen kunnen de betrokkenheid en het actieve gebruik door medewerkers bevorderen en het beheer vergemakkelijken. Maar hoe zet je zelf zo’n online kwaliteitssysteem op?

Doelmatigheid – de basis van een goede inrichting

Een belangrijke maatstaf voor een opzetten van een succesvol digitaal kwaliteitssysteem is de mate waarin medewerkers betrokken zijn in het kwaliteitssysteem.

Een effectieve en gestructureerde vertaalslag van kennis, informatie en wet & regelgeving wat moet aansluiten bij de dagelijkse praktijk van de medewerkers. 

Deze drie elementen hebben wij bij eQuse ervaren geven de doorslag tot een krachtige inrichting.

1. Standaardiseren

Organisaties worden geconfronteerd met wet- en regelgeving, contracten met opdrachtgevers en gemeenten, regels van verzekeraars m.b.t. vergoeding en andere eisen van stakeholders.

Veel organisaties kiezen ervoor om een kwaliteitssysteem op te zetten volgens ISO 9001, HKZ of NEN-EN 15224.

Organisaties kunnen niet van hun medewerkers verwachten dat ze alle beleidsplannen, ISO-eisen en wetgeving uit hun hoofd kennen. Maar dat hoeft ook niet – zolang relevante informatie maar toegankelijk en up-to-date is.

Een gestandaardiseerde werkwijze volgens deze kwaliteitsnormen helpt om:

  • Professionals met hun werk bezig laten zijn, zodat de cliënt/patiënt centraal staat.
  • Een aantoonbare manier norm-vereisten in lijn te brengen met/te integreren in de eigen beleidsplannen.
  • Focus te hebben en houden op doorvoeren van verbeteringen aan de hand van eventuele risico’s, afwijkingen in het proces, incidenten.
  • Interne processen, documenten en beschrijvingen continu te laten voldoen aan alle eisen van stakeholders, de organisatie, wet en regelgeving. Ook is het belangrijk de wensen en noden van de cliënt in de gaten houden.

2. Personaliseren

Bij het opzetten van een digitale omgeving is het van belang dat het goed aansluit bij de dagelijks werkelijkheid van de gebruiker. Daarom onderscheiden we bij eQuse naar drie omgevingen. De gebruikers-omgeving voor medewerkers, een uitgebreide beheerdersomgeving en een analyse omgeving.

Gebruikersomgeving

Voor de medewerkers is het van belang dat de digitale omgeving zo dicht mogelijk is toegespitst op de werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden van deze persoon, aangezien het erg prettig is als er één overzicht van alle relevante informatie te vinden en direct toegankelijk is.

  • Een slimme inrichting van het dashboard helpt enorm;
  • Het is wel zo prettig als in één overzicht alle relevante informatie te vinden is en direct toegankelijk is;
  • Makkelijk registraties doen;
  • Toegankelijk, relevantie en gemak.

3. Activeren van de hartslag

Als de inhoud van het kwaliteitssysteem goed is opgezet en gepersonaliseerd is, hoe betrek je dan medewerkers bij de digitale omgeving?

De organisatie hartslag

Een hartslag zorgt ervoor dat iedereen betrokken blijft. Om er bij de inrichting voor te zorgen dat een levend kwaliteitssysteem wordt opgezet, maak je een overzicht van zaken die periodiek aandacht nodig hebben. De organisatie is een proces dat nooit stil staat en het verbeteren doe je met elkaar.

Een hartslag kan vele vormen aannemen. Waar je begint is afhankelijk van de prioriteiten die een organisatie stelt bijv. in het kader van het jaarplan, risico’s, audit of verbeterplannen. Hoe zet je hartslag op?

  • Per rol of per medewerker verantwoordelijkheden en werkzaamheden in te plannen;
  • Een werkoverleg met taken & activiteiten is vaak een logisch begin punt;
  • Bepalen welke checks gedaan moeten worden bijvoorbeeld in het kader van onderhoud van ruimtes, (medische) middelen of personeelszaken.
  • Een auditplanning;
  • Revisie van protocollen of documenten. Bij de revisieplanning houd je ook rekening met de samenwerking – verantwoordelijke collega’s betrokken om te beoordelen of documenten nog efficiënt beschreven zijn en of een document nog wel een doel dient? Of schrijven we een document voor het opschrijven?
  • Verbetermaatregelen

Zo richt de organisatie door terugkerende activiteiten een levend kwaliteitssysteem in. Samengevat moet een digitaal systeem doelmatig en toegankelijk zijn en moet het een periodieke hartslag hebben.